Les formalités à l’embauche d’un salarié

Le recrutement est une étape importante pour toute entreprise. Une fois que la personne idéale pour le poste est trouvée, plusieurs formalités sociales et RH sont à accomplir.

Vous avez trouvé la personne idéale pour le poste ? Nous vous rappelons la check-list des formalités à l’embauche 🙂.
Sept points à avoir en tête :

Constituer le dossier administratif du salarié
Réaliser la DPAE
Rédiger le contrat de travail
Communiquer certaines informations au salarié
Organiser la visite d’information et de prévention du salarié ou l’examen médical d’aptitude
Réaliser les affiliations auprès des organismes sociaux
Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Nous vous détaillons chacune de ces étapes pour une embauche réussie de votre nouveau talent 🙂

Constituer le dossier administratif du salarié

Avant une embauche effective, l’entreprise doit rassembler les documents administratifs du candidat qui seront utilisés dans la constitution de son contrat de travail et pour ses futurs bulletins de paie. Les éléments essentiels à sa constitution portent sur :

Son numéro de sécurité sociale (NIR),
Un justificatif d’identité,
Son adresse,
Son RIB,
Son permis de conduire si cela est justifié par son poste,
Son titre de séjour si le salarié est concerné. Dans ce cas, préalablement à sa prise de fonction, l’employeur doit impérativement le recueillir et s’assurer de sa validité.

Sur Wagyz, une seule étape permet de rassembler tous les papiers administratifs nécessaires pour créer le profil d’un nouveau collaborateur.

Réaliser la DPAE

L’embauche d’un salarié nécessite une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), qui doit être accomplie auprès des organismes de protection sociale. Elle doit être réalisée dans un délai de 8 jours avant l’embauche. Il s’agit d’une formalité obligatoire : quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise, peu importe le contrat de travail proposé (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier…), et ce, même dans le cas où ce n’est pas la première fois que ce salarié est embauché dans l’entreprise.

Pour ce faire, l’employeur peut adresser la déclaration à l’organisme dont relève l’établissement dans lequel s’effectue l’embauche, via internet :

Pour le régime social Urssaf : sur DPAE (urssaf.fr) (s’il s’agit du premier salarié cela permet de créer le compte employeur) ;
Pour le régime social MSA : sur « Mon espace privé MSA » sur le site internet de la MSA : MSA – La sécurité sociale agricole – MSA_FR ;
Dans les deux cas : possible via le site internet net-entreprises.fr.

Par l’établissement de la DPAE, l’employeur accomplit ainsi les déclarations et demandes suivantes : immatriculation à l’Urssaf en qualité d’employeur au régime général lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié, immatriculation du salarié à la sécurité sociale le cas échéant, affiliation auprès du régime d’assurance chômage de l’employeur, demande d’adhésion à un service de santé au travail, demande de suivi médical du salarié, affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires…

En cas de non-respect des règles relatives à l’établissement de la DPAE, les sanctions peuvent être lourdes et de différents ordres :

➜ Sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration ;

➜ Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 300 x 4,15 = 1245 € pour 2024) ;

➜ Sanctions pénales : amende de 5ème classe (1500 €), et l’absence de DPAE pourrait également constituer un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié avec toutes les sanctions que cela implique.

Pour + d’infos sur la DPAE :

Réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) – Urssaf.fr ou MSA – La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) – MSA_FR

Rédiger le contrat de travail

La DPAE est réalisée sur le site de l’URSSAF ou de la MSA ? Focus alors sur la rédaction du contrat de travail.

CDI ou CDD, temps plein ou temps partiel, à partir de quelle date, quelle rémunération, quelle classification, quels avantages en nature… ? Un certain nombre de questions sont à se poser pour déterminer le type de contrat de travail qui soit le plus adapté à la situation.

Attention: à chaque typologie de contrat, ses spécificités et son formalisme ! Ainsi pour sécuriser l’embauche et éviter tout risque contentieux, il est recommandé de prendre conseil et/ou de confier la rédaction des contrats de travail à des spécialistes juridiques.

Communiquer certaines informations au salarié

Le salarié est sur le point d’être embauché ou vient de l’être ? L’employeur est tenu de lui communiquer un ensemble d’informations essentielles concernant ses droits et ses obligations. Ces derniers, obligatoires par la loi, visent à garantir la transparence de la relation de travail et à informer le salarié sur ses droits en matière de protection sociale, d’épargne salariale, de santé et de sécurité au travail.
Nous vous détaillons ci-dessous les différentes informations à communiquer ainsi que les délais légaux.

Remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail, au plus tard le 7ème jour calendaire suivant l’embauche ou 1 mois calendaire suivant l’embauche, en fonction du type d’information. Celles-ci sont détaillées par les articles R1221-34 et R1221-35 du Code du travail (ces informations peuvent être mentionnées dans le contrat de travail).

Protection sociale complémentaire : remettre au salarié les notices complètes sur les garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance et/ou frais de santé et/ou retraite supplémentaire est en place dans l’entreprise.

Epargne salariale : informer le salarié des dispositifs collectifs d’épargne salariale dans l’entreprise et lui remettre un livret d’épargne salariale présentant les dispositifs de participation, intéressement et/ou plan d’épargne salariale mis en place dans l’entreprise le cas échéant.

Informer le salarié de son droit à entretien professionnel tous les 2 ans (cette information peut être mentionnée dans le contrat de travail)

Informer le salarié sur ses données personnelles notamment accessibles dans le cadre de la DSN ainsi que sur les conditions d’exercice de son droit d’accès à ces données et à leur rectification (cette information peut être mentionnée dans le contrat de travail).

Information et prévention des risques professionnels : l’employeur doit informer le salarié sur ces éventuels risques et leur prévention. Il doit également, en vertu de son obligation de sécurité, prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs : cela passe notamment par la remise au salarié de tous les équipements de protection utiles (EPI par exemple).

Remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. L’employeur est dispensé de cette obligation s’il a remis au salarié son contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration (URSSAF ou MSA).

Organiser la visite d’information et de prévention (VIP) ou l’examen médical d’aptitude

Tout salarié nouvellement embauché doit bénéficier d’une VIP, qui doit être organisée dans un délai de 3 mois à partir de la prise de fonction effective du salarié. Pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, la visite est réalisée avant son affectation. Pour les apprentis la visite doit avoir lieu dans les 2 mois qui suivent l’embauche.

Sous certaines conditions strictes et limitées, un salarié peut être dispensé d’effectuer une VIP. Par exemple, si le salarié a déjà bénéficié d’une VIP dans les 5 ans précédant son embauche, il peut être dispensé de visite si les conditions suivantes sont réunies : il va occuper un emploi identique présentant des risques équivalents, il n’a fait l’objet d’aucune mesure individuelle d’adaptation, d’aménagement ou de transformation de poste ni d’aucun avis d’inaptitude physique au cours de ces 5 ans, et le professionnel de santé est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude.

A noter que si le salarié est destiné à occuper un poste “à risque”, il bénéficiera alors d’un suivi individuel renforcé de son état de santé : la VIP est remplacée dans ce cas par un examen médical d’aptitude.

Pour + de détail sur les visites médicales, n’hésitez pas à consulter notre article complet : Les visites médicales | Wagyz

Réaliser les affiliations auprès des organismes sociaux

Au-delà de l’aspect administratif de l’embauche, l’employeur a l’obligation d’affilier son nouveau salarié aux organismes sociaux compétents. Ces affiliations permettent au salarié de bénéficier de différents régimes de protection sociale, tels que la retraite complémentaire, la mutuelle et la prévoyance. Nous allons voir plus en détail les démarches à accomplir pour chacune de ces affiliations.

Affilier le salarié à la caisse de retraite complémentaire : l’employeur a l’obligation d’affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco. Cette affiliation s’effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Affilier le salarié à la couverture complémentaire collective obligatoire de frais de santé (mutuelle) : l‘employeur a l’obligation de proposer à ses salariés une complémentaire santé d’entreprise. Cette couverture permet au salarié de compléter ses remboursements de frais de santé en plus de la partie remboursée par la sécurité sociale. Le salarié peut toutefois, à sa demande et sous certaines conditions, être dispensé d’adhésion au régime de frais de santé mis en place dans l’entreprise. Attention dans ce cas à bien collecter régulièrement les justificatifs attestant du cas de dispense.
Affilier éventuellement le salarié au régime de prévoyance : les principaux risques couverts en matière de prévoyance sont l’incapacité, l’invalidité et le décès. Mais contrairement à la mutuelle qui est obligatoire pour tout salarié du secteur privé (sauf cas de dispense), l’adhésion à un organisme de prévoyance n’est en principe pas obligatoire en entreprise. Toutefois, il existe des exceptions, pouvant rendre ce régime obligatoire : par exemple pour les salariés cadres car l’employeur a l’obligation de couvrir le risque décès pour les salariés de cette catégorie professionnelle, ou encore lorsqu’un accord de branche l’impose. Pensez donc à bien vérifier les dispositions de votre convention collective sur le sujet.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document officiel qui recense tous les salariés d’une entreprise et contient des informations précises sur chacun d’eux : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification … Le salarié doit y être inscrit 🙂

La tenue de ce registre est obligatoire dès le premier salarié embauché (ou stagiaire, avec une inscription sur une partie distincte du répertoire), sous peine de sanctions pénales (amende de 4ème classe autant que de salariés concernés par l’infraction).

Les volontaires en service civique doivent également être inscrits sur le registre unique du personnel, sur une partie distincte du répertoire.

Attention aux cas particuliers pouvant nécessiter des formalités supplémentaires

D’autres formalités peuvent être nécessaires en fonction de la situation de l’entreprise, par exemple : s’il s’agit de l’embauche du premier salarié, si le salarié est mineur, si la société dispose d’un système de vidéosurveillance des locaux, s’il s’agit de l’embauche d’un ouvrier du bâtiment ou d’un journaliste, ou encore s’il s’agit de l’embauche d’un salarié handicapé nécessitant la vérification des possibles nécessités d’adaptation/d’aménagement du poste de travail.

Prenez conseil avec vos interlocuteurs habituels, experts-comptables, gestionnaires de paie ou juristes en droit social, pour vous accompagner et vous assurer la pleine conformité de vos embauches.

Et après ?

Une fois toutes ces formalités d’embauche accomplies, la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié peut démarrer. L’exécution du contrat de travail impliquera la réalisation des bulletins de paie, des DSN, et éventuellement des modifications contractuelles qui passeront par la rédaction d’avenants au contrat de travail si tel est le souhait des parties.