Stages en entreprise

Définition et formalisme juridique

Un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel effectuée par un étudiant dans le cadre de son cursus scolaire ou universitaire. L’objectif pour l’étudiant est d’acquérir des compétences professionnelles et de mettre en pratique sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification, afin de favoriser par la suite son insertion professionnelle.

Le stage n’étant pas un emploi, il ne doit pas avoir pour objet :

• d’occuper un emploi saisonnier ;
• d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• de faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
• ou de remplacer un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail.

Que le stage soit obligatoire ou non, il est nécessaire d’établir une convention de stage tripartite entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’école.

Quelques rappels utiles:

→ L’employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

→ Les stagiaires sont exclus du décompte des effectifs des entreprises.

→ Il est nécessaire de conserver une copie de chaque convention de stage.

→ Il est possible, en cas de besoin, de conclure un avenant à la convention de stage.

→ En fin de stage, l’entreprise d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Délai de carence, durée maximale du stage et nombre maximal de stagiaires

L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, et pour effectuer des stages sur un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Toutefois, si le stage précédent a été interrompu avant son terme par le stagiaire lui-même, alors aucun délai de carence ne s’applique.

Le nombre de stagiaires pouvant être simultanément accueillis pendant une même semaine civile par l’entreprise est limité en fonction de l’effectif de l’entreprise :

Effectif de l’entreprise	Moins de 20 salariés	20 salariés et plus
Nombre maximum de stagiaires sur une même semaine civile	3 stagiaires	15 % de l’effectif (arrondi à l’entier supérieur)

Il convient également de noter que l’accueil d’un même stagiaire au sein d’un même organisme d’accueil, est limité à 6 mois maximum de stage par année d’enseignement, que ce soit au titre d’un ou de plusieurs stages (c. éduc. art. L. 124-5).

Une gratification obligatoire pour les stages supérieurs à 2 mois

Une gratification de stage doit obligatoirement être versée au stagiaire lorsqu’au cours d’une même année d’enseignement, sa durée de présence effective au sein d’une même entreprise d’accueil est supérieure à 2 mois (consécutifs ou non).

A noter que, de manière facultative et volontaire, l’organisme d’accueil peut décider de verser au stagiaire une gratification même si la durée du stage est inférieure à 2 mois.

Pour calculer la durée du stage, on retient qu’un mois correspond à une présence effective de 22 jours (consécutifs ou non) et que 7 heures de présence (consécutives ou non) comptent pour 1 jour.

La gratification est donc due:

• dès lors que le stage a une durée au moins équivalente à 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement ;
• ou que le stagiaire est présent dans l’organisme d’accueil au-delà de 308H (correspondant à 44 jours x 7 heures), et ce, même de façon non continue.

Fixation du montant de la gratification

À défaut de convention de branche ou d’accord professionnel étendu fixant un montant plus favorable, la gratification légale est fixée à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit, pour 2024, une gratification minimum de 4,35 € par heure de stage. Elle est versée mensuellement au stagiaire par l’organisme d’accueil.

Pour calculer le montant de la gratification mensuelle, l’entreprise doit prévoir le volume d’heures réel de présence effective du stagiaire. Il est ensuite possible de choisir entre :

• Verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire (donc un montant différent chaque mois) ;
• Réaliser un « lissage » des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.

Régime social et fiscal des gratifications : exonérations et franchise

Les gratifications de stage n’ont pas le caractère de salaire et suivent un régime social spécifique. En effet, elles sont exonérées de cotisations et contributions sociales dans la limite d’un certain montant appelé “franchise” de cotisations. Elles sont également assorties d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC.

Cette franchise de cotisation est égale, pour chaque mois de stage, à 15% du plafond horaire de sécurité sociale multiplié par le nombre d’heure de stage réellement effectuées au cours du mois (ou multiplié par la moyenne d’heure mensuelle prévue en cas de lissage du versement de la gratification, le cas échéant). Pour 2024, l’exonération de cotisations sociales est donc applicable dans la limite de 4,35 € par heure de stage.

Cette franchise s’applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l’organisme d’accueil.

A noter qu’une gratification conventionnelle fixant un montant supérieur à 4,35 € par heure, serait soumise à cotisations et contributions sociales pour la partie excédent le seuil de franchise.

Egalement, il est important de noter que les éventuels avantages en nature accordés au stagiaire (logement, NTIC…), doivent être pris en compte pour déterminer si le seuil de franchise est dépassé ou non et déterminer, le cas échéant, la base des cotisations.

En résumé :

	Gratification ≤ franchise	Gratification > franchise
Régime social	Exonération de cotisations et contributions sociales, y compris CSG/CRDS.	Seule la fraction excédentaire à la franchise est assujettie : – aux cotisations de sécurité sociale ; – à la CSG et à la CRDS ; – à la contribution solidarité autonomie ; – au Fnal ; – au versement mobilité s’il y a lieu.
Prise en compte des éventuels avantages en nature	Les sommes correspondant aux avantages en nature (en principe légalement soumises à cotisations) pourront être exonérées au titre de la franchise, dans la limite du différentiel entre le montant de la gratification et le seuil de la franchise.	Les sommes correspondant aux avantages en nature accordés en plus de la gratification ne sont pas exonérées au titre de la franchise.

La remise d’un bulletin de paie au stagiaire est obligatoire lorsque la gratification excède le seuil de franchise.

Congés

Le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié de l’entreprise, il ne bénéficie pas de l’acquisition de congés payés telle que prévue par le code du travail. Néanmoins, pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage. Si le stage dure 2 mois maximum, le fait de prévoir des congés n’est pas obligatoire. Dans les deux cas, la rémunération de ces congés est facultative.

En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, les stagiaires bénéficient des mêmes droits à congés et autorisations d’absence que les salariés, et dans des durées équivalentes.

Droits aux titres restaurant, activités sociales et culturelles et prise en charge des abonnements aux transports publics

Les stagiaires peuvent bénéficier dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant, aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE de l’entreprise ainsi qu’à la prise en charge des abonnements aux transports publics pour le trajet « domicile-lieu de stage ».

Tous les stagiaires bénéficient de ces droits, y compris ceux dont le stage est inférieur à 2 mois.