Comment organiser les départs en congés ?

Rappels en bref

Côté employeur

L’organisation des congés payés incombe à l’employeur; cela relève de son pouvoir de direction.

La responsabilité de l’employeur ne se limite pas seulement à organiser les congés de ses salariés, il a aussi l’obligation de les leur faire prendre. En effet, il lui appartient de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé légal.

Il doit veiller à la prise des congés payés N-1 d’ici le 31 mai de l’année N

Et côté salarié ?

Le salarié ne peut pas fixer lui-même ses dates de congé. L’employeur peut refuser la demande de congés payés mais ce refus ne doit pas être abusif.

Le salarié qui ne reçoit pas de réponse à sa demande de congé payé peut la considérer comme acceptée à condition qu’il n’existe pas de consigne imposant un accord exprès préalable (arrêt du 06/04/2022 n° 20-22.055).

1er mai – 31 octobre : période de prise des congés payés

La période de prise du congé principal doit comprendre dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Cette règle est d’ordre public. Il n’est pas possible d’y déroger (art. L. 3141-13 du Code du travail). La période des congés ne peut donc pas s’achever ni débuter entre ces deux dates.

A défaut de dispositions conventionnelles (accord d’entreprise ou d’établissement ou convention collective de branche), l’employeur fixe unilatéralement la période de prise des congés payés après avis du Comité Social et Economique (CSE), s’il existe.

Aucune disposition légale ne prévoit de période pour la prise de la 5ème semaine.

L’employeur peut ensuite fixer l’ordre des départs.

Le salarié doit prendre 12 jours ouvrables consécutifs de congés payés entre le 1er mai et le 31 octobre.

Déterminer l’ordre des départs

A défaut d’accord collectif, l’employeur définit l’ordre des départs, après avis le cas échéant du CSE lorsqu’il existe dans l’entreprise, en tenant compte des critères suivants (art. 3141-16 du Code du travail) :

• la situation de famille des bénéficiaires : présence d’enfants scolarisés à charge, possibilités de congé du conjoint, sachant que les conjoints – ou les partenaires liés par un PACS – travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
• l’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs.

Information des salariés

L’employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés, et ce, au moins 2 mois avant l’ouverture de celle-ci.

Une fois l’ordre des départs fixé, il est communiqué à chaque salarié par tous moyens, au moins un mois avant le départ du salarié en congé (art. D. 3141-6 du Code du travail).

Départ en congé

L’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés que dans le délai fixé par accord collectif d’entreprise ou d’établissement (à défaut, par accord de branche) (art. L. 3141-15 du Code du travail). En l’absence d’un tel accord, l’employeur ne peut pas modifier l’ordre et les dates de congés moins d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles (absence de définition légale) (art. L. 3141-16 du Code du travail).

Pour être valable, la modification ne doit cependant pas intervenir trop tardivement (exemple veille du départ). Les circonstances exceptionnelles peuvent être caractérisées lorsqu’un évènement important et imprévisible affecte la bonne marche de l’entreprise (exemple d’une commande importante et inattendue et de nature à sauver la situation financière de l’entreprise).

Au final, comment on s’organise ?

Petit récapitulatif avec cette infographie en prenant en exemple un salarié partant en congé le 01/08/2024 🙂

Fermeture de l’entreprise pour congés payés

L’employeur a la possibilité d’imposer une fermeture de l’entreprise pendant la période de prise des congés payés, ce qui contraint les salariés à prendre leurs congés durant cette période de fermeture. Les dates de fermeture s’imposent aux salariés qui ne pourront donc prendre leurs congés à un autre moment.

L’employeur peut imposer aux salariés de prendre les congés payés simultanément en décidant de fermer l’établissement pendant la totalité du congé principal ou une partie de celui-ci (en principe, pas moins de 12 jours ouvrables).

Lorsque la durée de fermeture dépasse celle des congés annuels légaux, l’employeur doit verser à chaque salarié pour chacun des jours excédant cette durée une indemnité qui ne peut pas être inférieure à
l’indemnité journalière de congés payés (art. L. 3141-31 du Code du travail).